Présents :

·         Gilbert Timmermans (Comité Exécutif)

·         Pierre-Yves Hendrickx (Sporting du Pays de Charleroi)

·         Gérard Linard (RES Couvin-Mariembourg)

·         Jan Van Onsem (KV Zuun – Ligue Brabant)

·         Willy Van Guersdaele (Ass. Montkainoise)

·         Jean-Paul Mievis & Paul Rottiers (Gestion Clubs & Affiliés URBSFA)

·         Christian Theus & Bruno Van Acker (FSF URBSFA)

·         Gunther De Saedeleer & Jocelyne Questeman (Comité Sportif URBSFA)

·         Marc Roosens (Secrétariat provincial Brabant URBSFA)

·         Francis Philippon (Secrétariat provincial Hainaut URBSFA)

·         Carl Coopmans (Secrétariat provincial Limbourg URBSFA)

·         Koen Landsheere & Tom Delaey (Informatique URBSFA)

·         Jan Vervecken (Cronos)

Les points suivants ont été discutés :

1.      Feed-back par rapport aux modules développés

L'importance d'obtenir du feed-back par rapport aux modules développés est à nouveau accentuée.  Seulement de cette façon, des applications développées peuvent être corrigées afin qu'elles satisfassent le plus possible aux attentes et nécessités des clubs.

Des questions et/ou remarques peuvent être envoyées à koen.landsheere@footbel.com et seront reprises dans le système issue-tracking, dénommé ‘Mantis’. 

Mantis est commenté et permet aux utilisateurs (test) de pouvoir assurer à chaque instant le suivi des questions/remarques apportées.  Un lien vers Mantis sera prévu en page d'accueil du nouvel extranet.

2.      Formulaires d'affiliation

Le Comité Exécutif a décidé en sa séance du 08/03/2008 que toutes les signatures doivent toujours figurer sur le formulaire d'affiliation et être envoyées à l'URBSFA.  La conséquence en est que la procédure suivante sera mise en application :

Point de départ :

Formulaire d'affiliation vierge, disponible sur l'extranet de l'URBSFA, avec le numéro matricule, le nom du club et le statut légal complétés préalablement.

Méthode de travail :

                                 i.           Le formulaire d'affiliation (pdf) peut entièrement etre complété offline.   Cela donne une grande liberté au club :

a.                     Le collaborateur du club/correspondant qualifié peut préparer le formulaire d'affiliation à domicile

b.                     Le formulaire d'affiliation peut être complété en compagnie du joueur au secrétariat, à la buvette, ...

c.                     Si le club le souhaite, le pdf peut être transmis au joueur qui complète le formulaire d'affiliation.  Le joueur ne     peut cependant pas envoyer directement le formulaire à l'URBSFA.

Remarque : Un maximum de fautes est éliminé à la base.  Tous les champs doivent obligatoirement être complétés en fonction des données de base introduites (Belge/non-Belge, date de naissance, ...) et sont clairement lisibles et identifiables.  Une solution intégrée pour compenser le problème des demandes d'affiliation de personnes qui sont déjà affiliées (un pourcent des demandes) n'existe pas en ce moment en pdf (coût d'implémentation élevé). Avant l'envoi, le club dispose cependant toujours de la possibilité de vérifier dans les modules ‘Mes Membres’ et ‘Membres Autres Clubs' si quelqu'un est déjà affilié.

                               ii.           Après avoir complété le formulaire, le club dispose des suivantes possibilités pour signer et envoyer le formulaire d'affiliation :

a.    Entièrement digitale

Le joueur et/ou le représentant légal signent digitalement.  Le collaborateur du club/correspondant qualifié télécharge le document signé digitalement de l'extranet de l'URBSFA.  Le correspondant qualifié donne son accord pour cette nouvelle affiliation sur extranet.

L'URBSFA reçoit et traite cette affiliation signée digitalement.

b.    Entièrement manuelle

Le formulaire d'affiliation est imprimé et mentionne un code à barres.  Le document imprimé doit être signé manuellement par le joueur et/ou le représentant légal et par le correspondant qualifié.

Le club envoie le formulaire par la poste.  Aux fins d'identification, une enveloppe spéciale destinée aux nouvelles affiliations doit être utilisée.

Après réception, le document est scanné et traité par l'URBSFA.

      Dans ce cas de figure, le club ne doit donc pas télécharger le formulaire de l'extranet.

3.      Présentation application ‘Notification de la liste des entraîneurs’

La date de déclaration d'un entraîneur doit être mentionnée.

4.      Présentation application ‘Article IV/14.6’

Pas de remarques

5.      Présentation application ‘Indemnités de formation Football Rémunéré’

Pas de remarques

6.      Présentation application ‘Extraits de compte’

·         Du point de vue du club, les notions crédit et débit doivent être inversées.

·         Le solde doit être ajouté.

7.      Présentation application ‘Dossiers accidents’

Pas de remarques

8.      Présentation application ‘Quittances’

Etant donné que les quittances pourront être consultées sous forme pdf sur extranet, cette méthode de travail permet de ne plus devoir envoyer les quittances par le biais de la poste.

9.      Présentation application ‘Gestion de documents’

Pas de remarques

Remarque : Toutes les applications présentées peuvent être testées dans l'environnement test, sans modifier les données dans l'environnement de production.  Cela doit permettre aux utilisateurs (test) de tester les différentes applications sans restrictions.  Les données test disponibles remontent cependant au mois de novembre 2007.

10.  Proposition ‘Compétitions’

La proposition est transmise aux personnes présentes et elle est discutée.  Le document est composé de cinq volets : championnat, coupe (élimination directe et sous forme de championnat), matches amicaux, tournois et demandes.

Une nouvelle proposition sur base des remarques formulées, sera transmise aux membres du groupe de travail et à tous les secrétaires provinciaux.  Il est demandé de formuler les remarques relatives à cette proposition pour le 26/03/2008 au plus tard.  Ensuite, le développement des différents modules sera entamé.

11.  Divers

·         Un calendrier devrait être établi, en spécifiant par application la date finale jusqu'à quand la méthode de travail existante sera maintenue.

·         La prochaine réunion du groupe de travail aura lieu le mardi 08/04/08 à 13h30.